7 Consejos y estrategias para organizar el tiempo

Ser más productivos es un objetivo que todos queremos alcanzar… Pero, para lograrlo, es indispensable organizar el tiempo.

En teoría 24 horas parecen suficientes para hacer cualquier cantidad de tareas. Pero en la práctica se hace evidente que, cuando tienes mucho por hacer, esas 24 horas se van como agua entre los dedos.

¡Pero no es porque el día tenga pocas horas! Es porque, para aprovecharlas, debes planificar y distribuir bien cada minuto, teniendo en cuenta todas tus actividades diarias.

Hoy te daremos algunos consejos y estrategias para organizar tu tiempo, de forma que puedas cumplir con tus responsabilidades, distraerte, compartir, descansar y mucho más ¡todo en 24 horas!

¿Qué debes tener en cuenta al momento de organizar tu tiempo?

Todos podemos crear un horario para realizar nuestras tareas, pero no basta solo con crearlo y ya. Para que sea efectivo debes crear un horario funcional y sostenible a largo plazo.

¿A qué me refiero con esto? Tu distribución del tiempo debe estar planificada de forma que puedas cumplirla al pie de la letra, pero sin afectar aspectos importantes de tu vida.

La única forma de organizar tu tiempo de tal forma, es teniendo en cuenta lo siguiente.

Tu distribución del tiempo debe incluir todo, no solo trabajo

En algunas ocasiones se nos olvida tener en cuenta que a diario necesitamos al menos unas horas para otras cosas no asociadas con el trabajo. Absolutamente todos debemos:

El problema de no incluir estas actividades en nuestro horario no es que dejemos de hacerlas… El problema es que inevitablemente las haremos, pero no estarán contempladas en nuestra distribución del tiempo.

Como consecuencia nuestro horario se desajustará por completo, pues usaremos el tiempo que supuestamente hemos destinado para trabajar.

En conclusión, tu organización del tiempo debe contemplar absolutamente todo. Responsabilidades, momentos de descanso, momentos de ocio, momentos de necesidades básicas (aseo, alimentación, etc.), momentos de recreación (ejercicio, socialización, etc.).

Tu cuerpo y mente trabajan diferente a lo largo del día

¿Has escuchado el término «persona noctámbula»? Así es como se denominan a aquellas personas que se sienten con mayor energía y lucidez mental durante la noche. ¿Te identificas?

Su contraparte son las personas que pueden iniciar el día con todas las energías posibles, que en 45 minutos ya tienen listo el desayuno, están duchados y vestidos para irse al gimnasio. ¡Qué envidia! ¿Cierto? Yo necesito 30 minutos para asimilar que he despertado…

El punto es que cada organismo funciona diferente y tu trabajo es conocer cómo trabaja tu cuerpo durante el día.

De esta forma podrás asignar tareas a momentos en los que tu cuerpo esté funcionando al 100%.

Por ejemplo, a mí la creatividad me fluye mucho mejor llegando la noche. Pero la capacidad de análisis de mi cerebro trabaja al 100% durante la mañana. Mientras que en la tarde, luego del almuerzo, me cuesta tanto ser creativo como analizar. Por esta razón, jamás trabajo o estudio luego de almorzar.

Si en un caso hipotético te das cuenta de que hay una hora del día en la que tu mente no funciona al 100%, puedes destinar ese tiempo al ocio, a socializar, a recrearte, etc.

Así evitas forzarte a trabajar cuando las cosas no fluyen y aprovechas ese tiempo para hacer otras labores que también son importantes y saludables.

Para organizarte mejor, debes ser sensato(a)

¡No te engañes a ti mismo(a)! Parece algo obvio, pero solemos engañarnos a nosotros mismos e incluso hacernos trampa.

Si planificas una tarea para cierta hora, debes hacerla justo en ese momento. ¡Cero excusas! Solo en casos especiales se puede postergar una actividad. Más adelante te explicaremos en qué casos.

De igual forma, no mezcles actividades. Nuestra mente, por muy poderosa que sea, solo puede hacer una tarea bien a la vez cuando esta requiere mucha concentración.

Así que, si es la hora de hacer algo de trabajo y no ha llegado la hora del ocio, ¡aleja cualquier distracción! No abras Facebook o Instagram para ver «5 minutos», porque sabemos que se convertirán en al menos 20. Mejor deja las redes sociales para tu momento de distracción.

Por último, traza metas realistas. Si no analizas bien las tareas que tienes que hacer por día y las horas que tienes disponibles, es muy probable que distribuyas mal el tiempo.

Por ejemplo, supongamos que yo debo redactar 2.000 palabras para un cliente. No puedo poner en mi horario que voy a destinar 30 minutos del día a ello, porque es una tarea imposible. Pero tampoco puedo dedicarle 8 horas, porque es demasiado. Debo calcular efectivamente cuánto tiempo me llevará cada tarea.

Siempre habrá imprevistos

Por muy organizado que tengas tu tiempo, a lo largo del día siempre surgirán cosas que te interrumpan. Pero dependerá de ti si les das importancia o no.

Debes estar siempre atento a los contratiempos y pensar rápidamente si vale la pena dedicarles tiempo de inmediato y reacomodar tu agenda sobre la marcha, o es mejor dejarlos para luego y posteriormente, con más calma, añadirlos a tu horario.

Consejos para organizar tu tiempo y hacerlo rendir

  1. Priorizar, la clave del éxito

No todas las actividades que hacemos a diario tienen la misma urgencia, ni la misma importancia. Para poder organizarte mejor debes priorizar aquellas tareas que sean más importantes.

Para determinar la prioridad de una tarea debes hacerte las siguientes preguntas:

Si las respuestas a esas preguntas indican que es de suma importancia acabarla cuanto antes, entonces hay que priorizarla.

¿A qué me refiero con priorizarla? Primero que nada debes destinarle tiempo suficiente.

Además, dependiendo del tipo de tarea, debes acomodarla en un momento del día en el que sientas que tu cuerpo está apto para realizarla, sin importar que en ese momento tu cuerpo también pueda hacer otras tareas de menor importancia.

  1. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy

Postergar tareas solo hace que se te acumulen más y más labores. ¿El resultado? Cuando más tiempo necesites, menos tiempo tendrás porque deberás ponerte al día con todas esas tareas pendientes.

  1. Termina lo que empezaste

Si comienzas una tarea, debes procurar siempre terminarla. ¡No dejes nada a medias! De lo contrario, eso desajustará tu horario y, en muchos casos, terminar esa tarea se convierte en algo que vas postergando y postergando durante mucho tiempo.

  1. Una tarea solo se posterga ante un bloqueo

Los bloqueos son algo común, sobre todo si tu trabajo demanda mucha creatividad. En caso de que estés teniendo un bloqueo y no puedas realizar algún trabajo, puedes postergarlo, pero solo si dedicarás ese tiempo a una de estas dos opciones:

La idea es superar el bloqueo, y solo podrás lograrlo haciendo alguna de las opciones mencionadas. De lo contrario solo postergarás la tarea y es probable que cuando llegue nuevamente el momento de hacerla, sigas bloqueado(a)

  1. Comienza tu jornada desde el día anterior

Al final de cada día deja por lo menos 30 minutos para que organices todo lo del día siguiente.

Te sorprendería la cantidad de tiempo y esfuerzo que puedes ahorrarte ordenando con anticipación lo que utilizarás durante el siguiente día.

Esto te ayuda a hacerlo todo con calma, sin apuros y, como resultado, lo harás todo mejor.

  1. Entrena tu percepción del tiempo

Por lo general vamos por la vida haciendo lo nuestro, mientras el tiempo pasa sin que nos demos cuenta. El resultado de esto es que tengamos una percepción errada del tiempo.

Es decir, que no podamos calcular fácilmente cuántos minutos u horas han transcurrido durante un periodo de tiempo determinado.

Por ejemplo, puedes realizar un ejercicio, mira tu reloj ahora mismo y sigue leyendo. Al finalizar este artículo trata de calcular cuánto tiempo ha pasado y mira tu reloj nuevamente para ver si has acertado.

En la mayoría de casos, como nuestra percepción del tiempo es errada, será casi imposible acertar cuánto tiempo ha pasado.

Pero, ¿cómo mejoramos nuestra percepción del tiempo? La forma más sencilla es usando el tiempo conscientemente. Es decir, tratar de mantenernos conscientes de que, mientras estamos viviendo, el tiempo avanza, cada minuto y cada segundo cuenta.

Otros ejercicios como estar atentos frecuentemente del reloj, comparar actividades que nos toman más o menos la misma cantidad, entre otras, sirven para mejorar tu capacidad de calcular las horas y minutos transcurridos.

Al mejorar tu percepción podrás notar fácilmente cuando estás perdiendo el tiempo o cuando algo te está llevando más tiempo del que debería

  1. Dedica momentos específicos para leer y contestar mensajes

A lo largo del día, aunque no seamos muy activos con nuestras redes, es casi inevitable que el teléfono se nos llene de notificaciones. Mensajes de Whatsapp, e-mails, mensajes de texto, etc. ¡Son demasiados!

Si cada vez que recibes un mensaje lo lees y contestas, perderás mucho tiempo, además de que interrumpirás otras actividades. Lo mejor es destinar uno o varios momentos del día de forma escalonada para leer esos mensajes y contestarlos, revisar notificaciones, etc.

Autor:

Luis de Shalder

Publicado:

July 14, 2021

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